Outlook es un aliado imprescindible para mejorar la productividad.
El uso del correo electrónico en nuestro a día a día es una herramienta imprescindible para multitud de tareas cotidianas. Pero en el mundo de la empresa, da igual el tamaño, es imprescindible su uso, para lo que Microsoft tiene una de las mejores herramientas. Outlook.
Existen más, pero hoy nos vamos a centrar en ofreceros 10 consejos para utilizar este servicio de Microsoft de una manera más eficiente.
La correcta utilización de cualquier herramienta en el mundo laboral, se traduce directamente en una mejora de la productividad por parte de los trabajadores. Esta circunstancia afecta al rendimiento económico de la empresa y es por esto que te aconsejamos leas este artículo hasta el final, ya que estamos seguros que alguno de estos consejos serán de gran utilidad para ti y tu empresa.
Desde el lanzamiento por parte de Microsoft de su servidor de correos, Outlook, este ha ido mejorando año tras año, hasta convertirse en una de las herramientas más completas del mercado, por su eficiencia que demuestra a la hora de la gestión de los emails en el mundo laboral.
Gestión de correos en carpetas.
En el día a día se reciben multitud de correos de diferentes temáticas, o de diferentes proyectos, de remitentes recurrentes…. Esto convierte nuestra bandeja de entrada en un saco sin fondo. Nosotros recomendamos gestionar los emails por carpetas. Para ello, vas con el cursor a Bandeja de Entrada, botón derecho del ratón y hacer clic en Nueva Carpeta, con el nombre que desees.
De esta forma a medida que recibes emails, los arrastras a la carpeta correspondiente y los tendrás organizados, de tal forma que para encontrarlos y ofrecer una respuesta ágil será muy sencillo. Tiempo que se ahorra el trabajador a la hora de buscar entre todos los recibidos el correo al que quiere contestar o consultar la información recibida en él.
Escuchar correos electrónicos.
A veces estamos inmersos en tareas que no requieren de toda nuestra atención, Outlook nos permite que mientras seguimos realizándolas podamos escuchar los emails. Para ello en Opciones/Accesibilidad, podemos activar en Outlook una opción de lectura de correos. Marcar leído en voz alta.
¿Dictas tus correos?
Outlook te permite que en lugar de escribir tus emails, puedas realizar un dictado, deberás disponer de micrófono conectado al pc. El Usuario dicta el mensaje y Outlook los escribe por él.
Crear copias de seguridad de tus emails.
Cada día vemos con más asombro que muchas empresas están completamente desprotegida ante cualquier pérdida de datos, solamente cuando llega este problema se dan cuenta del gran error que han cometido. En Ecomputer Santiago establecemos protocolos y medidas de seguridad más completas para nuestros clientes. Pero si quieres hacer algo y dispones de un Outlook como servidor de correos, puedes hacer una copia de seguridad de una forma muy sencilla.
En Archivos/Abrir y exportar/Importar. Los exportamos a un dispositivo y desde ahí pero de forma inversa los podremos recuperar cuando lo necesitemos.
Haz que tus correos destaquen en la bandeja de entrada de tu cliente.
Esta es una opción muy ¡interesante cuando se pretende que el correo sea visto por nuestro cliente, para ello Outlook te permite que menciones en el texto a esa persona a la que le diriges el email, solamente tendrás que poner @ y seguido a este símbolo el nombre de la persona. Haciendo esto, conseguirás que tu email esté destacado en la bandeja de entrada de tu cliente, ¿interesante verdad?
¿Necesitas más de una firma en tus correos?
Outlook nos permite tener más de una firma para nuestros correos, esto nos permite enviar una más extensa en el primero y una más corta en las respuestas para evitar molestar demasiado.
¿Conoces el gestor de tareas de Outlook?
Este calendario, del que nos declaramos fans, es una herramienta imprescindible para organizar tu agenda o tareas pendientes. Podrás añadir a esas tareas o reuniones las personas que desees simplemente introduciendo su email y le llegará a esa persona el aviso de la reunión o tarea.
De esta forma y en una misma herramienta dispondrás de los email y de tu agenda en una única pantalla y siempre contigo en tu móvil.
Delega el acceso a tu cuenta. Outlook.
Además de poder poner respuestas automáticas cuando te vas de vacaciones, Outlook te permite delegar el acceso a otra persona y pueda gestionar tus correos electrónicos. Esto para cuentas profesionales es muy interesante.
- Primero pulsa sobre la pestaña de Archivo, arriba a la izquierda.
- Una vez en el menú de Archivo, pulsa sobre Configuración de la cuenta.
- En el menú que aparece, pulsa en Delegar acceso.
- Por defecto, los delegados podrán acceder y actualizar tu calendario o lista de tareas, pero no el correo o contactos. Aun así, puedes editar los permisos para cambiarlo.
- Además, el delegado también tiene que usar la misma versión de Outlook que tú.
Configura los remitentes del correo no deseado.
Al llegarte un correo no deseado puedes enviarlo directamente a la bandeja de no deseado, marcar ese email como Spam y olvidarnos de él. Pero puede pasar que con el paso del tiempo quieras deshacer lo realizado y desmarcar algún email de ese contenedor. Outlook te permite gestionar también una lista blanca en la que introduces emails que no quieres marcarlos nunca por error como spam.
Realizar un seguimiento de tus correos importantes.
Existen correos a los que tenemos que dar un seguimiento, o bien por protocolo o bien por que pertenecen a un hilo del que dependen decisiones durante el proceso de la tarea. Outlook dispone de opciones de seguimiento muy completas para personalizar tu seguimiento de cada correo eligiendo fechas para el aviso y una marca personalizada.
Cifra tus correos electrónicosen Outlook.
Outlook también incluye unas opciones de cifrado bastante interesantes, ya que permite tanto demostrar que los mensajes vienen de ti con una firma digital como poner una contraseña para cifrar los correos y que sólo quien tenga la clave pueda leerlos. Esto, es tanto para el correo como para los archivos adjuntos.
- Primero pulsa sobre la pestaña de Archivo, arriba a la izquierda.
- Una vez en el menú de Archivo, pulsa sobre Opciones.
- Una vez estés dentro de las Opciones de Outlook, ve a la categoría Centro de confianza.
- Pulsa en Configuración del Centro de confianza.
- En la nueva ventana, ve a Seguridad del correo electrónico.
- Aquí podrás activar el cifrado, agregar firma digital y configurar todas las opciones relacionadas.
Desde Ecomputer Santiago somos conscientes que el mundo laboral de una empresa, el día a día es suficiente carga de trabajo como para aumentarlo con implantaciones de este estilo. Es por esto que nos ponemos a tu disposición para realizar una visita de evaluación a tu empresa, sin compromiso, en la que podamos ofrecerte nuestro punto de vista al respecto de las posibles mejoras que se pueden implementar a día de hoy en el mundo empresarial, con distintas herramientas que a día de hoy están disponibles, como lo es Outlook.
Contacta con nosotros y vemos como llevarte al siguiente nivel tecnológico.
